I. ຄວາມຫມາຍຂອງວິຊາເລຂານຸການ ເລຂານຸການ ໃນຄວາມເຫັນຫລືຄວາມເຂົ້າໃຈຂອງຄົນທົ່ວໄປ ບໍ່ວ່າຈະເປັນພາກລັດຫລືເອກຊົນ ຈະໝາຍເຖິງ ບຸກຄົນໃດໜຶ່ງທີ່ເປັນຄົນສະນິດຫລືໃກ້ຊິດ ທີ່ເຮັດຫນ້າທີ່ດຳເນີນການສາລະພັດປະໂຫຍດໃຫ້ແກ່ຜູ້ບັງຄັບບັນຊາ ຫລື ນາຍຈ້າງແຕ່ໃນຄວາມຫມາຍໄວ້ວ່າ ເລຂານຸການ ຄືຜູ້ມີຫນ້າທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບຫນັງສື ຫລື ອື່ນໆ ຕາມທີ່ຜູ້ບັງຄັບບັນຊາສັ່ງ ສ່ວນໃນມາດຕະຖານອາຊີບ ຂອງກົມການຈັດຫາງານ ກະຊວງແຮງງານ ໄດ້ໃຫ້ຄຳນິຍາມຂອງອາຊີບເລຂານຸການວ່າ ເປັນຜູ້ເຮັດຫນ້າທີ່ອຳນວຍຄວາມສະດວກໃຫ້ແກ່ຜູ້ບໍລິຫານຂອງອົງກອນໃນການບໍລິຫານຈັດການ ງານຂອງອົງກອນໃຫ້ບັນລຸຜົນສຳເລັດຕາມນະໂຍບາຍແລະເປົ້າໝາຍຂອງອົງກອນຕະຫລອດຈົນຊ່ວຍແກ້ໄຂບັນຫາອຸປະສັກໃນການບໍລິຫານຈັດການໃຫ້ເປັນໄປດ້ວຍຄວາມລາບລື່ນແລະວ່ອງໄວ
ເລຂານຸການ ໃນພາສາອັງກິດ ຄື Secretary ເປັນຄຳສັບທີ່ມາຈາກພາສາລາຕິນວ່າ “Secretum” ແປວ່າ “Secret” ຄື “ຄວາມລັບ” ຜູ້ທີ່ເຮັດວຽກໃນຕຳແໜ່ງເລຂານຸການ ກໍຄືຜູ້ທີ່ຮູ້ຄວາມລັບ ແລະເປັນຜູ້ທີ່ໄດ້ຮັບຄວາມໄວ້ວາງໃຈໃຫ້ເກັບຄວາມລັບຂອງຜູ້ບັງຄັບບັນຊາຫລືນາຍຈ້າງ ງານເລຂານຸການເປັນງານສຳຄັນຜູ້ເປັນເລຂານຸການຕ້ອງຮອບຄອບ ເປັນຜູ້ທີ່ໄວ້ເນື້ອເຊື່ອໃຈໄດ້ ແລະ ເໝາະສົມແກ່ຕຳແໜ່ງ
ມີຕຳລາທາງວິຊາການໄດ້ໃຫ້ຄວາມຫມາຍຂອງເລຂານຸການຕາມພະຍັນຊະນະໃນພາສາອັງກິດຂອງຄຳວ່າ “Secretary” ໄວ້ດັ່ງນີ້
S ໝາຍເຖິງ SENSE ຄື ຄວາມມີສາມັນສຳນຶກຮູ້ຈັກຮັບຜິດຊອບໃນການ-ເຮັດ-ວຽກງານວ່າ ສິ່ງໃດຈຶ່ງຄວນແລະບໍ່ຄວນ ເປັນຜູ້ບໍ່ເຮັດວຽກໂດຍປາສະຈາກຄວາມຢັ້ງຄິດ ລວມເຖິງການແຕ່ງກາຍໃຫ້ຖືກຕ້ອງຕາມກາລະເທສະ ແລະມີການຕັດສິນໃຈຢ່າງເດັດຂາດດ້ວຍ
E ໝາຍເຖິງ Efficiency ຄື ຄວາມມີສະມັດຖະພາບໃນການ-ເຮັດ-ວຽກງານ ສະມັດຖະພາບເປັນເລື່ອງທີ່ມີຢູ່ໃນຕົວບຸກຄົນ ບຸກຄົນຍ່ອມມີສະມັດຖະພາບຫລາຍນ້ອຍແຕກຕ່າງກັນ ການປະຕິບັດງານແລະຜົນງານຈະສະແດງເຖິງສະມັດຖະພາບຂອງການ-ເຮັດ-ວຽກງານທີ່ເພີ່ມຂຶ້ນຫລືລຸດລົງໄດ້
C ໝາຍເຖິງ Courage ຄວາມມຸມານະຂອງບຸກຄົນ ຊຶ່ງຂຶ້ນຢູ່ກັບຈິດໃຈທີ່ຈະເຮັດວຽກໃຫ້ສຳເລັດຕາມຄວາມມຸ້ງໝາຍ
R ໝາຍເຖິງ Responsibility ຄວາມຮັບຜິດຊອບ ກ່າວຄື ຕ້ອງເປັນຜູ້ລົງມືເຮັດວຽກດ້ວຍຕົນເອງ ແລະຕ້ອງຮັບຜິດຊອບດ້ວຍ ບໍ່-ແມ່ນຄອຍ-ຖ້າຮັບງານຈາກຜູ້ອື່ນຢ່າງດຽວເທົ່ານັ້ນ
E ໝາຍເຖິງ Energy ພະລັງໃນການ-ເຮັດ-ວຽກງານ ເລຂານຸການຕ້ອງຮູ້ຈັກແບ່ງເວລາການ-ເຮັດ-ວຽກງານໃຫ້ຖືກຕ້ອງ ເພື່ອຮ່າງກາຍໄດ້ຮັບການພັກຜ່ອນຕາມສົມຄວນດ້ວຍ ອັນຈະສົ່ງຜົນຕໍ່ການ-ເຮັດ-ວຽກງານໃນລະຍະຍາວ
T ໝາຍເຖິງ Technique ການຮູ້ຈັກດັດແປງໃຫ້ເໝາະສົມ ເທກນິກນີ້ເປັນເລື່ອງຂອງແຕ່ລະບຸກຄົນ ແຕ່ອາດລຽນແບບຈາກຜູ້ອື່ນເພື່ອໃຫ້ເທກນິກນັ້ນດີຂຶ້ນໄດ້
A ໝາຍເຖິງ Active ເລຂານຸການຕ້ອງຕື່ນຕົວຢູ່ສະເໝີ ແມ່ນຈະມີງານຫລາຍກໍຕ້ອງມີຄວາມ ກະຕືລືລົ້ນຢູ່ສະເໝີ
R ໝາຍເຖິງ Rich ຄວາມສົມບູນໃນດ້ານຈິດໃຈແລະສິນລະທຳ ຫາກເລຂານຸການເປັນຜູ້ທີ່ດ້ວຍສິນລະທຳແລະວັດທະນະທຳ ອາດເຮັດໃຫ້ການງານເສຍຜົນໄດ້ ແຕ່ໃນທາງກັບກັນຫາກເລຂານຸການເປັນຜູ້ມີເຈົ້າທຳດີ ກໍຈະນຳຄວາມຈະເລີນມາສູ່ຕົນເອງແລະອົງກອນທີ່ຕົນເຮັດວຽກຢູ່ໄດ້
Y ໝາຍເຖິງ Youth ຕຳແໜ່ງເລຂານຸການເໝາະສຳລັບຄົນອາຍຸນ້ອຍໆ ເພາະງານນີ້ເປັນງານທີ່ຈະຕ້ອງຕິດຕໍ່ກັບຄົນທົ່ວໄປ
Æ ບໍ່ວ່ານິຍາມຂອງເລຂານຸການຈະເປັນຢ່າງໃດ ສ່ວນໃຫຍ່ໃນພາກລັດຖະການເຮົາຈະເຫັນພາບພົດຂອງເລຂານຸການເປັນບຸກຄົນທີ່ຈະຕ້ອງປະຕິບັດງານ ຕາມຄຳສັ່ງຂອງຜູ້ບັງຄັບບັນຊາ ທັງງານປະຈຳແລະງານພິເສດເປັນເທື່ອຄາວໆ ໃນພາກເອກະຊົນນັ້ນເລຂານຸການຈະໄດ້ຊື່ວ່າເປັນຜູ້ຊ່ວຍມືຂວາຂອງນັກບໍລິຫານເລີຍທີດຽວເພາະຈະເຮັດຫນ້າທີ່ເຫມືອນເປັນຜູ້ຊ່ວຍຈັດການລະບົບການ-ເຮັດ-ວຽກງານຂອງນັກບໍລິຫານໃຫ້ມີປະສິດທິພາບ
II. ຄວາມສຳຄັນຂອງວິຊາເລຂານຸການ Æ ເລຂານຸການບໍລິຫານ ( Executive Secretary ) ຄືບຸກຄົນສຳຄັນໃນການປະສານງານລະຫວ່າງຜູ້ບໍລິຫານແລະຄົນອື່ນ ໆ ທັງພາຍໃນແລະພາຍນອກອົງຄ໌ກອນ ເປັນຜູ້ຊ່ວຍໃຫ້ງານຂອງຜູ້ບໍລິຫານດຳເນີນໄປໂດຍໄວປະສົບຜົນສຳເລັດຕາມທີ່ມຸ້ງຫວັງ ເປັນຜູ້ສ້າງສຳພັນພາບອັນດີໃນອົງຄ໌ກອນ ເປັນສື່ກາງລະຫວ່າງຜູ້ບໍລິຫານກັບຜູ້ມາຕິດຕໍ່ ເປັນພາບພົດຂອງອົງຄ໌ການແລະຜູ້ບໍລິຫານຈະຕ້ອງເປັນຜູ້ທີ່ມີຄວາມຮູ້ຄວາມສາມາດໃນການປະຕິບັດງານດ້ານເລຂານຸການເປັນຢ່າງດີ ທັງງານໃນຫນ້າທີ່ແລະງານທີ່ໄດ້ຮັບມອບໝາຍ ແລະຮູ້ຈັກພິນິດພິຈາລະນາວ່າງານໃດຄວນເຮັດວຽກໃດບໍ່ຄວນເຮັດ ລຳດັບຄາມສຳຄັນຂອງງານພາຍໃນຂອບເຂດອຳນາດຫນ້າທີ່ຂອງຕົນໂດຍບໍ່ໄປກ້າວກ່າຍງານໃນຫນ້າທີ່ຂອງຜູ້ອື່ນ
Æ ການດຳເນີນງານໃນປະຈຸບັນນີ້ ບໍ່ວ່າຈະເປັນວົງການທຸລະກິດ ຫລືຫນ່ວຍງານການຕະຫລາດ ຊຶ່ງເຮົາຮຽກວ່າຍຸກໂລກາພິວັດ ຫລືຍຸກໄຮເທກ ຫລືຍຸກຂໍ້ມູນຂ່າວສານ ຫລືຍຸກໄອທີ ແລະເທກໂນໂລຍີມີການປ່ຽນແປງຢ່າງວ່ອງໄວ ແລະຕະຫລອດເວລາ ຈຶ່ງເຮັດໃຫ້ຜູ້ບໍລິຫານຕ້ອງປັບປ່ຽນກົນລະຍຸດທ໌ຮູບແບບໃໝ່ໃນການປະຕິບັດງານເໜືອຄູ່ແຂ່ງຂັນ Æ ດັ່ງນັ້ນ ເລຂານຸການບໍລິຫານ ຫລືຜູ້ຊ່ວຍຜູ້ບໍລິຫານຈຶ່ງມີຄວາມສຳຄັນຕໍ່ຜູ້ບໍລິຫານເປັນຢ່າງຫລາຍ ແລະເປັນບຸກຄົນທີ່ໃກ້ຊິດຜູ້ບໍລິຫານແລະໄດ້ຮັບຄວາມໄວ້ວາງໃຈຈາກຜູ້ບໍລິຫານເປັນຢ່າງຫລາຍ ສະນັ້ນ ເລຂານຸການບໍລິຫານ ຈຶ່ງເປັນຜູ້ພ້ອມທີ່ຈະຮັບບົດບາດ ຄວາມຮັບຜິດຊອບທີ່ເພີ່ມຂຶ້ນຢ່າງເຕັມກຳລັງປະຕິບັດງານໄດ້ເຕັມສັກຍະພາບຕາມທີ່ຜູ້ບໍລິຫານແລະອົງການຄາດຫວັງຈຶ່ງມອບໝາຍໃຫ້ປະຕິບັດງານໃນເລື່ອງສຳຄັນ ເຊັ່ນ ວາງແຜນງານການນະໂຍບາຍເພື່ອໃຫ້ເກີດຈາກການປະສົບຄວາມກ້າວໜ້າຊະນະຄູ່ແຂ່ງໄດ້ກ່າວຄື: ຜູ້ບໍລິຫານທຸກຄົນຕ້ອງການຜູ້ຊ່ວຍທີ່ມີຄວາມສາມາດຊ່ວຍແບ່ງເບົາພາລະໃນການງານໃຫ້ງານຕ່າງໆດຳເນີນໄປຢ່າງວ່ອງໄວ ລາບລື່ນ ປະສົບຄວາມສຳເລັດຕາມທີ່ຜູ້ບໍລິຫານຕ້ອງການ ແລະ ຊ່ວຍປະຕິບັດງານສຳຄັນແທນຜູ້ບໍລິຫານໄດ້ຕາມຄວາມເໝາະສົມແລະຖືກຕ້ອງໂດຍບໍ່ຕ້ອງໃຫ້ຜູ້ບໍລິຫານບອບກສັ່ງການຢູ່ຕະຫລອດ
Æ ໃນປະຈຸບັນ ຜູ້ບໍລິຫານທຸກຄົນເຫັນຄວາມສຳຄັນແລະຄວາມຈຳເປັນທີ່ຈະຕ້ອງມີເລຂານຸການທີ່ມີຄວາມສາມາດເພື່ອຊ່ວຍງານ ແຕ່ຜູ້ທີ່ຈະເຮັດຫນ້າທີ່ນີ້ຈະຕ້ອງເປັນຜູ້ທີ່ມີຄວາມຮູ້ຄວາມສາມາດໃນການປະຕິບັດງານເປັນຢ່າງດີ ແລະຕ້ອງປະກອບດ້ວຍຄຸນສົມບັດອື່ນ ໆ ອີກຫລາຍປະການ ເຊັ່ນ ເປັນຜູ້ທີ່ເກັບປິ່ນປົວຄວາມລັບມີຄວາມຮູ້ ຄວາມສາມາດ ມີປະຕິພານ ສະຕິປັນຍາ ສະຫລຽວສະຫລາດ ມີຄວາມຄິດລິເລີ່ມສ້າງສັນ ມີມະນຸດສຳພັນດີ ສາມາດປັບຕົວໃຫ້ເຂົ້າກັບສິ່ງແວດລ້ອມແລະສະຖານນະການຕ່າງໆໄດ້ດີ ມີບຸກຄະລິກລັກສະນະດີ ເລຂານຸການຈຶ່ງເປັນເຫມືອນຄູ່ຄິດແລະຮ່ວມເຮັດວຽກຮ່ວມຮັບຜິດຊອບໃນງານທີ່ສຳຄັນຈົນຜູ້ບໍລິຫານບາງຄົນກ່າວວ່າ“ການເສຍເລຂານຸການໄປເທົ່າກັບການເສຍແຂນຂວາໄປທີດຽວ”
Æ ເລຂານຸການບໍລິຫານ ເປັນບຸກຄົນສຳຄັນໃນການປະສານງານລະຫວ່າງຜູ້ບໍລິຫານແລະບຸກຄົນອື່ນທັງພາຍໃນແລະພາຍນອກອົງຄ໌ການ ເປັນຜູ້ຊ່ວຍໃຫ້ງານຂອງຜູ້ບໍລິຫານດຳເນີນໄປໂດຍໄວ ປະສົບຜົນສຳເລັດຕາມທີ່ມຸ້ງຫວັງ ເປັນຜູ້ສ້າງສຳພັນທະພາບອັນດີໃນອົງຄ໌ການເປັນສື່ກາງລະຫວ່າງຜູ້ບໍລິຫານກັບຜູ້ມາຕິດຕໍ່ ເປັນພາບພົດຂອງອົງຄ໌ການແລະຜູ້ບໍລິຫານຈະຕ້ອງເປັນຜູ້ທີ່ມີຄວາມຮູ້ຄວາມສາມາດໃນການປະຕິບັດງານດ້ານເລຂານຸການເປັນຢ່າງດີ ທັງງານໃນຫນ້າທີ່ແລະງານທີ່ໄດ້ຮັບມອບໝາຍ ແລະຮູ້ຈັກພິນິດພິຈາລະນາວ່າງານໃດຄວນເຮັດວຽກໃດບໍ່ຄວນເຮັດ ລຳດັບຄວາມສຳຄັນຂອງງານພາຍໃນຂອບເຂດເຮັດຫນ້າທີ່ຂອງຕົນ ໂດຍບໍ່ໄປກ້າວກ່າຍງານໃນຫນ້າທີ່ຂອງຜູ້ອື່ນ
ໃນວົງການອາຊີບທຸກວົງການ ເຊັ່ນ ນັກທຸລະກິດ ນັກການເມືອງ ແພດ ສິລະປະ ການສຶກສາ ຕະຫລອດວົງການຂອງຫນ່ວຍການຕະຫລາດ ການປະຕິບັດງານຈະປະສົບຄວາມສຳເລັດໄດ້ດີ ຈະຕ້ອງອາໄສເລຂານຸການນຳກັນທັງນັ້ນ ຈຶ່ງນັບໄດ້ວ່າເລຂານຸການເປັນບຸກຄົນທີ່ມີຄວາມສຳຄັນແລະຈຳເປັນຕໍ່ວົງການທຸກສາຂາອາຊີບ ຈຶ່ງມີຜູ້ກ່າວວ່າ ຖ້າເລຂານຸການນັດຢຸດງານພ້ອມກັນ ທຸລະກິດທຸກຢ່າງກໍຕ້ອງຢຸດຊະງັກຕາມໄປດ້ວຍ ແຕ່ຈະຕ້ອງບໍ່ລືມວ່າ “ ເລຂານຸການທີ່ມີຄວາມຮູ້ຄວາມສາມາດດີເທົ່ານັ້ນ ທີ່ຈະເປັນຜູ້ຊ່ວຍໃນການບໍລິຫານງານຕ່າງໆ ໃຫ້ສຳເລັດລຸລ່ວງໄປດ້ວຍດີ ການປະຕິບັດງານໃນຕຳແໜ່ງເລຂານຸການ ຈະກ້າວໄປເຖິງຕຳແໜ່ງເລຂານຸການບໍລິຫານນັ້ນບໍ່-ແມ່ນເປັນເລື່ອງທີ່ງ່າຍນັກ ສະນັນ ຜູ້ທີ່ເຮັດງານເລຂານຸການທຸກຄົນຈົ່ງພູູມໃຈ ວ່າເປັນຕຳແໜ່ງທີ່ມີກຽດ ມີສັກສີ ຈຶ່ງມີຜູ້ກ່າວວ່າ “ ເລຂານຸການບໍລິຫານທີ່ດີໃນມື້ນີ້ ຄື ຜູ້ບໍລິຫານຄົນສຳຄັນໃນມື້ໜ້ານັ້ນເອງ
Æ ການດຳເນີນງານໃນປະຈຸບັນນີ້ ບໍ່ວ່າຈະເປັນວົງການທຸລະກິດ ຫລືຫນ່ວຍງານການຕະຫລາດ ຊຶ່ງເຮົາຮຽກວ່າຍຸກໂລກາພິວັດ ຫລືຍຸກໄຮເທກ ຫລືຍຸກຂໍ້ມູນຂ່າວສານ ຫລືຍຸກໄອທີ ແລະເທກໂນໂລຍີມີການປ່ຽນແປງຢ່າງວ່ອງໄວ ແລະຕະຫລອດເວລາ ຈຶ່ງເຮັດໃຫ້ຜູ້ບໍລິຫານຕ້ອງປັບປ່ຽນກົນລະຍຸດທ໌ຮູບແບບໃໝ່ໃນການປະຕິບັດງານເໜືອຄູ່ແຂ່ງຂັນ Æ ດັ່ງນັ້ນ ເລຂານຸການບໍລິຫານ ຫລືຜູ້ຊ່ວຍຜູ້ບໍລິຫານຈຶ່ງມີຄວາມສຳຄັນຕໍ່ຜູ້ບໍລິຫານເປັນຢ່າງຫລາຍ ແລະເປັນບຸກຄົນທີ່ໃກ້ຊິດຜູ້ບໍລິຫານແລະໄດ້ຮັບຄວາມໄວ້ວາງໃຈຈາກຜູ້ບໍລິຫານເປັນຢ່າງຫລາຍ ສະນັ້ນ ເລຂານຸການບໍລິຫານ ຈຶ່ງເປັນຜູ້ພ້ອມທີ່ຈະຮັບບົດບາດ ຄວາມຮັບຜິດຊອບທີ່ເພີ່ມຂຶ້ນຢ່າງເຕັມກຳລັງປະຕິບັດງານໄດ້ເຕັມສັກຍະພາບຕາມທີ່ຜູ້ບໍລິຫານແລະອົງການຄາດຫວັງຈຶ່ງມອບໝາຍໃຫ້ປະຕິບັດງານໃນເລື່ອງສຳຄັນ ເຊັ່ນ ວາງແຜນງານການນະໂຍບາຍເພື່ອໃຫ້ເກີດຈາກການປະສົບຄວາມກ້າວໜ້າຊະນະຄູ່ແຂ່ງໄດ້ກ່າວຄື: ຜູ້ບໍລິຫານທຸກຄົນຕ້ອງການຜູ້ຊ່ວຍທີ່ມີຄວາມສາມາດຊ່ວຍແບ່ງເບົາພາລະໃນການງານໃຫ້ງານຕ່າງໆດຳເນີນໄປຢ່າງວ່ອງໄວ ລາບລື່ນ ປະສົບຄວາມສຳເລັດຕາມທີ່ຜູ້ບໍລິຫານຕ້ອງການ ແລະ ຊ່ວຍປະຕິບັດງານສຳຄັນແທນຜູ້ບໍລິຫານໄດ້ຕາມຄວາມເໝາະສົມແລະຖືກຕ້ອງໂດຍບໍ່ຕ້ອງໃຫ້ຜູ້ບໍລິຫານບອບກສັ່ງການຢູ່ຕະຫລອດ
Æ ໃນປະຈຸບັນ ຜູ້ບໍລິຫານທຸກຄົນເຫັນຄວາມສຳຄັນແລະຄວາມຈຳເປັນທີ່ຈະຕ້ອງມີເລຂານຸການທີ່ມີຄວາມສາມາດເພື່ອຊ່ວຍງານ ແຕ່ຜູ້ທີ່ຈະເຮັດຫນ້າທີ່ນີ້ຈະຕ້ອງເປັນຜູ້ທີ່ມີຄວາມຮູ້ຄວາມສາມາດໃນການປະຕິບັດງານເປັນຢ່າງດີ ແລະຕ້ອງປະກອບດ້ວຍຄຸນສົມບັດອື່ນ ໆ ອີກຫລາຍປະການ ເຊັ່ນ ເປັນຜູ້ທີ່ເກັບປິ່ນປົວຄວາມລັບມີຄວາມຮູ້ ຄວາມສາມາດ ມີປະຕິພານ ສະຕິປັນຍາ ສະຫລຽວສະຫລາດ ມີຄວາມຄິດລິເລີ່ມສ້າງສັນ ມີມະນຸດສຳພັນດີ ສາມາດປັບຕົວໃຫ້ເຂົ້າກັບສິ່ງແວດລ້ອມແລະສະຖານນະການຕ່າງໆໄດ້ດີ ມີບຸກຄະລິກລັກສະນະດີ ເລຂານຸການຈຶ່ງເປັນເຫມືອນຄູ່ຄິດແລະຮ່ວມເຮັດວຽກຮ່ວມຮັບຜິດຊອບໃນງານທີ່ສຳຄັນຈົນຜູ້ບໍລິຫານບາງຄົນກ່າວວ່າ“ການເສຍເລຂານຸການໄປເທົ່າກັບການເສຍແຂນຂວາໄປທີດຽວ”
Æ ເລຂານຸການບໍລິຫານ ເປັນບຸກຄົນສຳຄັນໃນການປະສານງານລະຫວ່າງຜູ້ບໍລິຫານແລະບຸກຄົນອື່ນທັງພາຍໃນແລະພາຍນອກອົງຄ໌ການ ເປັນຜູ້ຊ່ວຍໃຫ້ງານຂອງຜູ້ບໍລິຫານດຳເນີນໄປໂດຍໄວ ປະສົບຜົນສຳເລັດຕາມທີ່ມຸ້ງຫວັງ ເປັນຜູ້ສ້າງສຳພັນທະພາບອັນດີໃນອົງຄ໌ການເປັນສື່ກາງລະຫວ່າງຜູ້ບໍລິຫານກັບຜູ້ມາຕິດຕໍ່ ເປັນພາບພົດຂອງອົງຄ໌ການແລະຜູ້ບໍລິຫານຈະຕ້ອງເປັນຜູ້ທີ່ມີຄວາມຮູ້ຄວາມສາມາດໃນການປະຕິບັດງານດ້ານເລຂານຸການເປັນຢ່າງດີ ທັງງານໃນຫນ້າທີ່ແລະງານທີ່ໄດ້ຮັບມອບໝາຍ ແລະຮູ້ຈັກພິນິດພິຈາລະນາວ່າງານໃດຄວນເຮັດວຽກໃດບໍ່ຄວນເຮັດ ລຳດັບຄວາມສຳຄັນຂອງງານພາຍໃນຂອບເຂດເຮັດຫນ້າທີ່ຂອງຕົນ ໂດຍບໍ່ໄປກ້າວກ່າຍງານໃນຫນ້າທີ່ຂອງຜູ້ອື່ນ
ໃນວົງການອາຊີບທຸກວົງການ ເຊັ່ນ ນັກທຸລະກິດ ນັກການເມືອງ ແພດ ສິລະປະ ການສຶກສາ ຕະຫລອດວົງການຂອງຫນ່ວຍການຕະຫລາດ ການປະຕິບັດງານຈະປະສົບຄວາມສຳເລັດໄດ້ດີ ຈະຕ້ອງອາໄສເລຂານຸການນຳກັນທັງນັ້ນ ຈຶ່ງນັບໄດ້ວ່າເລຂານຸການເປັນບຸກຄົນທີ່ມີຄວາມສຳຄັນແລະຈຳເປັນຕໍ່ວົງການທຸກສາຂາອາຊີບ ຈຶ່ງມີຜູ້ກ່າວວ່າ ຖ້າເລຂານຸການນັດຢຸດງານພ້ອມກັນ ທຸລະກິດທຸກຢ່າງກໍຕ້ອງຢຸດຊະງັກຕາມໄປດ້ວຍ ແຕ່ຈະຕ້ອງບໍ່ລືມວ່າ “ ເລຂານຸການທີ່ມີຄວາມຮູ້ຄວາມສາມາດດີເທົ່ານັ້ນ ທີ່ຈະເປັນຜູ້ຊ່ວຍໃນການບໍລິຫານງານຕ່າງໆ ໃຫ້ສຳເລັດລຸລ່ວງໄປດ້ວຍດີ ການປະຕິບັດງານໃນຕຳແໜ່ງເລຂານຸການ ຈະກ້າວໄປເຖິງຕຳແໜ່ງເລຂານຸການບໍລິຫານນັ້ນບໍ່-ແມ່ນເປັນເລື່ອງທີ່ງ່າຍນັກ ສະນັນ ຜູ້ທີ່ເຮັດງານເລຂານຸການທຸກຄົນຈົ່ງພູູມໃຈ ວ່າເປັນຕຳແໜ່ງທີ່ມີກຽດ ມີສັກສີ ຈຶ່ງມີຜູ້ກ່າວວ່າ “ ເລຂານຸການບໍລິຫານທີ່ດີໃນມື້ນີ້ ຄື ຜູ້ບໍລິຫານຄົນສຳຄັນໃນມື້ໜ້ານັ້ນເອງ
III. ປະເພດເລຂານຸການຢູ່ໃນສຳນັກງານມີ 2 ປະເພດ
1) ເລຂານຸການສະມັນ(Routine Secretary)
ຄືເລຂາທີ່ເຮັດວຽກປະຈຳວັນ ຕາມປົກກະຕິ ເຊັ່ນ: ເຮັດວຽກທົ່ວໄປກ່ຽວກັບ ເອກະສານ ຂາອອກ - ຂາເຂົ້າ, ການຕອບຈົດໝາຍ, ການນັດພົບ, ການຮັບແຂກ, ການຕິດຕໍ່ພົວພັນ, ການບັນທຶກການປະຊຸມ ແລະ ວຽກອື່ນໆ.
2) ເລຂານຸການບໍລິຫານ (Executive Secretary)
ເລຂາຈຳພວກນີ້ແມ່ນເຮັດວຽກ ໃກ້ຊິດກັບຫົວໜ້າ ຈະບໍເຮັດວຽກດ້ານພິມເອກະສານ, ການຕອບຈົດໝາຍ, ການນັດພົບ, ການບັນທຶກ ແຕ່ຈະເຮັດວຽກທີ່ມີຄວາມຮັບຜິດຊອບສູງກວ່າ ເລຂານຸການສາມັນ ຄື ຊ່ວຍຫົວໜ້າໃນການເກັບກຳຂໍ້ມູນ, ວິເຄາະຂໍ້ມູນໃຫ້ຫົວໜ້າ, ເບີ່ງແຍງຜົນປະໂຫຍດຂອງສຳນັກງານ ແລະບາງຄັ້ງທຳໜ້າທີ່ຄອຍເບີ່ງແຍງ ເລຂານຸການສາມັນ ເຊັ່ນ: ເລຂານຸການລັດຖະມົນຕີ
ປະເພດເລຂານຸການຕ່າງໆທາງພາກ ລັດ - ເອກະຊົນ ມີ 4 ປະເພດ· ເລຂານຸການປະຈຳຕຳແໜ່ງ (Position Secretary)
· ເລຂານຸການປະຈຳຕົວບຸກຄົນ ຫລືເລຂານຸການສ່ວນຕົວ(Private or Personal Secretary)
· ເລຂານຸການກິຕິມະສັກ (Honorable Secretary)
· ເລຂານຸການພິເສດ (Special Secretary)
1.ເລຂານຸການປະຈຳຕຳແໜ່ງ (Position Secretary) ຄື: ຕໍາແໜ່ງປະຈຳທີ່ໄດ້ກຳນົດໄວ້ຢ່າງແນ່ນອນໃນຫນ່ວຍງານຫລືອົງຄ໌ການໂດຍກຳນົດອັດຕາເງີນເດືອນແລະຫນ້າທີ່ໄວ້ແນ່ນອນໄດ້ແກ່ເລຂານຸການອົງຄ໌ການແລະເລຂານຸການບໍລິຫານ 2. ເລຂານຸການປະຈຳຕົວບຸກຄົນ ຫລືເລຂານຸການສ່ວນຕົວ(Private or Personal Secretary) ໝາຍຖຶງ ເລຂານຸການສ່ວນຕົວທີ່ປະຕິບັດຫນ້າທີ່ຕາມຄຳສັ່ງໂດຍກົງຂອງຜູ້ບັງຄັບບັນຊ ເລຂານຸການຈະເຮັດຫນ້າທີ່ເປັນຜູ້ຊ່ວຍທັງໃນງານແລະກິດຈະການສ່ວນຕົວ ໄດ້ແກ່ເລຂານຸການນາຍົກ-ລັດຖະມົນຕີ ເລຂານຸການນັກທຸລະກິດ ນັກສະແດງ ເປັນຕົ້ນ
3. ເລຂານຸການກິຕິມະສັກ (Honorable Secretary) ຄື: ບຸກຄົນທີ່ໄດ້ຮັບເຊີນໃຫ້ມາເຮັດຫນ້າທີ່ເລຂານຸການໃນກໍລະນີພິເສດ ເປັນຕຳແໜ່ງທີ່ມີກຽດ ສ່ວນຫລາຍຈະກ່ຽວກັບງານການກຸສົນ,ສະມາຄົມຈະບໍ່ມີເງີນຕອບແທນຫລືເງີນເດືອນປະຈຳເຊັ່ນເລຂານຸການ ງານການກຸສົນ
4. ເລຂານຸການພິເສດ (Special Secretary) ຄື: ຜູ້ທີ່ມີຕຳແໜ່ງຫນ້າທີ່ແລະໄດ້ຮັບເງີນເດືອນປະຈຳຢູ່ແລ້ວ ແຕ່ໄດ້ຮັບເຊີນຫລືແຕ່ງຕັ້ງໃຫ້ເຮັດຫນ້າທີ່ເລຂານຸການເປັນການຊົ່ວຄາວຫລືເປັນການສະເພາະໃນງານໃດງານໜຶ່ງ ເມື່ອສີ້ນສຸດລົງຕຳແໜ່ງເລຂານຸການກໍຈະພົ້ນຫນ້າທີ່ຕາມໄປດ້ວຍ ໄດ້ແກ່ເລຂານຸການໃນການປະຊຸມ ,ການອົບຮົມ ການສຳມະນາ
3. ເລຂານຸການກິຕິມະສັກ (Honorable Secretary) ຄື: ບຸກຄົນທີ່ໄດ້ຮັບເຊີນໃຫ້ມາເຮັດຫນ້າທີ່ເລຂານຸການໃນກໍລະນີພິເສດ ເປັນຕຳແໜ່ງທີ່ມີກຽດ ສ່ວນຫລາຍຈະກ່ຽວກັບງານການກຸສົນ,ສະມາຄົມຈະບໍ່ມີເງີນຕອບແທນຫລືເງີນເດືອນປະຈຳເຊັ່ນເລຂານຸການ ງານການກຸສົນ
4. ເລຂານຸການພິເສດ (Special Secretary) ຄື: ຜູ້ທີ່ມີຕຳແໜ່ງຫນ້າທີ່ແລະໄດ້ຮັບເງີນເດືອນປະຈຳຢູ່ແລ້ວ ແຕ່ໄດ້ຮັບເຊີນຫລືແຕ່ງຕັ້ງໃຫ້ເຮັດຫນ້າທີ່ເລຂານຸການເປັນການຊົ່ວຄາວຫລືເປັນການສະເພາະໃນງານໃດງານໜຶ່ງ ເມື່ອສີ້ນສຸດລົງຕຳແໜ່ງເລຂານຸການກໍຈະພົ້ນຫນ້າທີ່ຕາມໄປດ້ວຍ ໄດ້ແກ່ເລຂານຸການໃນການປະຊຸມ ,ການອົບຮົມ ການສຳມະນາ
IV. ຄຸນສົມບັດຂອງເລຂານຸການທີ່ດີ
ເພາະເລຂານຸການປຽບເຫມືອນມືຂວາຂອງເຈົ້ານາຍ ການເປັນເລຂາ ທີ່ດີທີ່ເຈົ້ານາຍຮັກຈຶ່ງຕ້ອງມີຄຸນສົມບັດສະເພາະ ທັງຄວາມຮອບຮູ້ໃນເລື່ອງຫນ້າທີ່ຄວາມຮັບຜິດຊອບຂອງງານເລຂາ ແລະຍັງຕ້ອງຮູ້ຈັກສະໄຕລ໌ການ-ເຮັດ-ວຽກງານຂອງເຈົ້ານາຍເປັນຢ່າງດີ ຊະນິດທີ່ເອີ້ນວ່າ "ມອງຕາກໍຮູ້ໃຈ"ກັນເລີຍທີດຽວຄຸນສົມບັດທີ່ເລຂາ ທີ່ດີຕ້ອງມີໄດ້ແກ່:
1.ບໍລິຫານຈັດການຕົວເອງໄດ້ດີ ສາມາດເຮັດວຽກຫລາຍຢ່າງໃນເວລາດຽວກັນໄດ້ຢ່າງວ່ອງໄວແລະມີປະສິດທິພາບ
2. ຮອບຮູ້ໃນທຸລະກິດຂອງບໍລິສັດ ເພາະຫລາຍ-ເທື່ອທີ່ເຈົ້າຕ້ອງເປັນຕົວແທນຂອງເຈົ້ານາຍ ໄປປະຊຸມະຫາລືກັບຫນ່ວຍງານຕ່າງໆຫລືເປັນຕົວແທນໃນການຕິດຕໍ່ກັບລູກຄ້າ
3. ມີທັກສະໃນການສື່ສານປະຕິສຳພັນ ແລະປະສານງານ ລະຫວ່າງພະແນກ ຫລື ຫນ່ວຍງານຕ່າງໆ ໄດ້ຢ່າງຄ່ອງແຄ່ວ ສ້າງຄວາມປະທັບໃຈດ້ວຍໃບໜ້າຍິ້ມແຍ້ມ ແລະນ້ຳສຽງທີ່ໜ້າຟັງສະເໝີ
4. ຕຽມການລ່ວງໜ້າໄດ້ດີ ເລຂາ ທີ່ດີຕ້ອງມີການວາງແຜນລ່ວງໜ້າໃນການຕຽມຂໍ້ມູນຕ່າງໆ ໃຫ້ກັບເຈົ້ານາຍໃຫ້ພ້ອມສຳລັບການປະຊຸມການຕອບຄຳຖາມແລະຄຳຂໍຕ່າງໆ
5. ມີຄວາມເປັນມືອາຊີບທັງບຸກຄະລິກພາຍນອກ ແລະ ພາຍໃນ, ຄວາມຄິດຄວາມອ່ານຂອງເລຂາທີ່ດີຄວນແຕ່ງກາຍໃຫ້ເບິ່ງດີ ເປັນໜ້າເປັນຕາໃຫ້ກັບເຈົ້ານາຍແລະບໍລິສັດ ຮູ້ຈັກຄວາມເໝາະສົມວ່າເມື່ອໃດຄວນເວົ້າ ແລະເມື່ອໃດບໍ່ຄວນເວົ້າ
6. ມີທັກສະໃນການຟັງ ຈັບປະເດັນ ແລະຈົດຈຳລາຍລະອຽດຕ່າງໆໄດ້ດີ ລວມທັງການສະກົດຄຳແລະການນໍາຄວາມເຂົ້າໃຈກັບລາຍມືທີ່ຫຍຸ້ງຂອງເຈົ້ານາຍດ້ວຍ
7. ທັນສະໄໝ ໃຝ່ຮຽນຮູ້ ຕິດຕາມຂໍ້ມູນຂ່າວສານ ຮຽນຮູ້ທັກນສະໃໝ່ໆ ແລະ ພັດທະນາຄວາມສາມາດຢູ່ສະເໝີ
8. ນຳສະເໜີວິທີການແກ້ບັນຫາ ຫລາຍກວ່ານຳບັນຫາມາໃຫ້ເຈົ້ານາຍແກ້ໄຂ ແລະລະເລິກຢູ່ສະເໝີວ່າເຈົ້ານາຍມີເລື່ອງໜ້າປວດຫົວຫລວງ-ຫລາຍຢູ່ແລ້ວ ດັ່ງນັ້ນບໍ່ຄວນນຳບັນຫານ້ອຍໆ ໄປລົບກວນເຈົ້ານາຍອີກ Æ ໃຜທີ່ສຳລວດຕົວເອງແລ້ວພົບວ່າ ມີຄຸນສົມບັດດັ່ງກ່າວມານີ້ອັດແໜ້ນຢູ່ເຕັມສັກຍະພາບ ເຈົ້າຈະເປັນດາວລຸ່ງໃນງານເລຂານຸການໄດ້ບໍ່ຍາກ ແຕ່ຫາກໃຜທີ່ຍັງມອງຕາແລະບໍ່ຮູ້ໃຈເຈົ້ານາຍ ຂໍໃຫ້ໝັ່ນຝຶກຝົນ ແລະຝຶກຝົນໃນ 8 ຂໍ້ນີ້ດ້ວຍຄວາມອົດທົນ ເພື່ອຈັກມື້ເຈົ້າຈະເປັນເວລາທີ່ເຈົ້ານາຍຂາດບໍ່ໄດ້
1.ບໍລິຫານຈັດການຕົວເອງໄດ້ດີ ສາມາດເຮັດວຽກຫລາຍຢ່າງໃນເວລາດຽວກັນໄດ້ຢ່າງວ່ອງໄວແລະມີປະສິດທິພາບ
2. ຮອບຮູ້ໃນທຸລະກິດຂອງບໍລິສັດ ເພາະຫລາຍ-ເທື່ອທີ່ເຈົ້າຕ້ອງເປັນຕົວແທນຂອງເຈົ້ານາຍ ໄປປະຊຸມະຫາລືກັບຫນ່ວຍງານຕ່າງໆຫລືເປັນຕົວແທນໃນການຕິດຕໍ່ກັບລູກຄ້າ
3. ມີທັກສະໃນການສື່ສານປະຕິສຳພັນ ແລະປະສານງານ ລະຫວ່າງພະແນກ ຫລື ຫນ່ວຍງານຕ່າງໆ ໄດ້ຢ່າງຄ່ອງແຄ່ວ ສ້າງຄວາມປະທັບໃຈດ້ວຍໃບໜ້າຍິ້ມແຍ້ມ ແລະນ້ຳສຽງທີ່ໜ້າຟັງສະເໝີ
4. ຕຽມການລ່ວງໜ້າໄດ້ດີ ເລຂາ ທີ່ດີຕ້ອງມີການວາງແຜນລ່ວງໜ້າໃນການຕຽມຂໍ້ມູນຕ່າງໆ ໃຫ້ກັບເຈົ້ານາຍໃຫ້ພ້ອມສຳລັບການປະຊຸມການຕອບຄຳຖາມແລະຄຳຂໍຕ່າງໆ
5. ມີຄວາມເປັນມືອາຊີບທັງບຸກຄະລິກພາຍນອກ ແລະ ພາຍໃນ, ຄວາມຄິດຄວາມອ່ານຂອງເລຂາທີ່ດີຄວນແຕ່ງກາຍໃຫ້ເບິ່ງດີ ເປັນໜ້າເປັນຕາໃຫ້ກັບເຈົ້ານາຍແລະບໍລິສັດ ຮູ້ຈັກຄວາມເໝາະສົມວ່າເມື່ອໃດຄວນເວົ້າ ແລະເມື່ອໃດບໍ່ຄວນເວົ້າ
6. ມີທັກສະໃນການຟັງ ຈັບປະເດັນ ແລະຈົດຈຳລາຍລະອຽດຕ່າງໆໄດ້ດີ ລວມທັງການສະກົດຄຳແລະການນໍາຄວາມເຂົ້າໃຈກັບລາຍມືທີ່ຫຍຸ້ງຂອງເຈົ້ານາຍດ້ວຍ
7. ທັນສະໄໝ ໃຝ່ຮຽນຮູ້ ຕິດຕາມຂໍ້ມູນຂ່າວສານ ຮຽນຮູ້ທັກນສະໃໝ່ໆ ແລະ ພັດທະນາຄວາມສາມາດຢູ່ສະເໝີ
8. ນຳສະເໜີວິທີການແກ້ບັນຫາ ຫລາຍກວ່ານຳບັນຫາມາໃຫ້ເຈົ້ານາຍແກ້ໄຂ ແລະລະເລິກຢູ່ສະເໝີວ່າເຈົ້ານາຍມີເລື່ອງໜ້າປວດຫົວຫລວງ-ຫລາຍຢູ່ແລ້ວ ດັ່ງນັ້ນບໍ່ຄວນນຳບັນຫານ້ອຍໆ ໄປລົບກວນເຈົ້ານາຍອີກ Æ ໃຜທີ່ສຳລວດຕົວເອງແລ້ວພົບວ່າ ມີຄຸນສົມບັດດັ່ງກ່າວມານີ້ອັດແໜ້ນຢູ່ເຕັມສັກຍະພາບ ເຈົ້າຈະເປັນດາວລຸ່ງໃນງານເລຂານຸການໄດ້ບໍ່ຍາກ ແຕ່ຫາກໃຜທີ່ຍັງມອງຕາແລະບໍ່ຮູ້ໃຈເຈົ້ານາຍ ຂໍໃຫ້ໝັ່ນຝຶກຝົນ ແລະຝຶກຝົນໃນ 8 ຂໍ້ນີ້ດ້ວຍຄວາມອົດທົນ ເພື່ອຈັກມື້ເຈົ້າຈະເປັນເວລາທີ່ເຈົ້ານາຍຂາດບໍ່ໄດ້
ຮູບພາບ:1 : ການນຳໃຊ້ເຕັກໂນໂລຊີເຂົ້າໃນການເຮັດວຽກ
V. ຄຸນປະໂຫຍດຂອງການປະຊາສຳພັນ
1. ການບອກກ່າວຫລືຊີ້ແຈ້ງເຜີຍແຜ່ໃຫ້ຮູ້
ການບອກກ່າວຫລືຊີ້ແຈງເຜີຍແຜ່ໃຫ້ຮູ້ນີ້ ຄືການຊີ້ແຈງໃຫ້ປະຊາຊົນຮູ້ເຖິງນະໂຍບາຍ ວັດຖຸປະສົງ ການດຳເນີນງານ ແລະຜົນງານຕະຫລອດຈົນກິດຈະກຳຕ່າງໆ ຕະຫລອດຈົນຂ່າວຄາວຄວາມເຄື່ອນໄຫວຂອງອົງການ ໃຫ້ປະຊາຊົນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງໄດ້ຮັບຮູ້ ຊຶ່ງເປັນການປູພື້ນຖານແຫ່ງຄວາມເຂົ້າໃຈໃນຕົວອົງການ ເຮັດໃຫ້ເປັນທີ່ຮູ້ຈັກ ເຂົ້າໃຈ ແລະເລື່ອມໃສ ຕະຫລອດຈົນເຮັດໃຫ້ປະຊາຊົນເກີດຄວາມຮູ້ສຶກທີ່ເປັນໄປໃນທາງທີ່ດີຕໍ່ອົງການ
2. ການປ້ອງກັນແລະແກ້ໄຂຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດ
ການປ້ອງກັນຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດ ທາງດ້ານວິຊາການປະຊາສຳພັນຖືວ່າການປະຊາສຳພັນເພື່ອປ້ອງກັນ ຊຶ່ງມີຄວາມສຳຄັນຫລາຍ ເພາະການປ້ອງກັນໄວ້ກ່ອນຍ່ອມມີຜົນດີກວ່າທີ່ຈະຕ້ອງແກ້ໄຂພາຍຫລັງ ສະນັ້ນການປ້ອງກັນການເຂົ້າໃຈຜິດຈຶ່ງເປັນການກະທຳທີ່ປ້ອງກັນບໍ່ໃຫ້ກຸ່ມປະຊາຊົນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ ເກີດຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດໃນອົງການໄດ້ ທັງນີ້ຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດອາດເກີດຂຶ້ນໄດ້ສະເໝີແລະເກີດຂຶ້ນໄດ້ໃນຫລາຍກໍລະນີ ເຊັ່ນ: ຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດໃນນະໂຍບາຍ ວັດຖຸປະສົງ ແລະການດຳເນີນງານຂອງອົງການ ການປ້ອງກັນການເຂົ້າໃຈຜິດຈຶ່ງເປັນງານໃນຫນ້າທີ່ຂອງຝ່າຍປະຊາສຳພັນ ຊຶ່ງຈະຕ້ອງພະຍາຍາມຄົ້ນຫາສາເຫດທີ່ອາດເຮັດໃຫ້ປະຊາຊົນຫລືຜູ້ທີ່ກ່ຽວຂ້ອງເກີດຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດເພື່ອທີ່ຈະຫາທາງປ້ອງກັນໄວ້ເສຍກ່ອນ ກ່ອນທີ່ຈະມີຄວາມຜິດແທ້ໆ ໃນລັກສະນະນັ້ນໆ ເກີດຂຶ້ນ ການແກ້ໄຂຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດ ຫລາຍ-ເທື່ອທີ່ນັກປະຊາສຳພັນພະຍາຍາມແລະລະມັດລະວັງປ້ອງກັນຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດ ແຕ່ຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດອາດເກີດຂຶ້ນໄດ້ສະເໝີໃນຄົນໝູ່ຫລາຍ ສະນັ້ນເມື່ອອົງການປະສົບບັນຫາດັ່ງກ່າວ ຄື ເມື່ອມີຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດກ່ຽວກັບອົງການເກີດຂຶ້ນໃນກຸ່ມປະຊາຊົນແລ້ວ ຈະຕ້ອງຮີບດຳເນີນການແກ້ໄຂໂດຍດ່ວນ ຢ່າງເໝາະສົມແລະທັນຕໍ່ເຫດການ ບໍ່ດັ່ງນັ້ນ ອາດເກີດຜົນເສຍຫາຍກະທົບກະເທືອນຕໍ່ອົງການໄດ້ ຄວາມເຂົ້າໃຈທີ່ມັກເກີດຂຶ້ນຢູ່ສະເໝີໃນໝູ່ປະຊາຊົນກໍຄື ຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດທີ່ໄດ້ຮັບມາຈາກກຸ່ມບຸກຄົນ ເພື່ອນຝູງທີ່ສົນທະນາກັນ ຫລືຍັງອາດເກີດຈາກຄຳວິພາກວິຈານຂອງສື່ມວນຊົນທີ່ລົງຂ່າວຕຳໜິຕິຕຽນຫລືເວົ້າຄວາມເສຍຫາຍມາເຖິງອົງການ ເປັນຕົ້ນ.
ການແກ້ໄຂຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດທາງກົງ ການອອກຄຳຖະແຫລງການ ຫລືປະກາດ ຊີ້ແຈງແກ້ໄຂຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດນັ້ນໄປຍັງກຸ່ມປະຊາຊົນ ເພື່ອໃຫ້ປະຊາຊົນຮັບຮູ້ແລະເຂົ້າໃຈຢ່າງຖືກຕ້ອງກົງຕາມຄວາມເປັນຈິງ ຊຶ່ງເປັນວິທີແກ້ຢ່າງກົງໄປກົງມາ ຢ່າງວ່ອງໄວແລະທັນຕໍ່ເຫດການ ຊຶ່ງຄວນຢຶດຫລັກການວ່າ ຕ້ອງເປັນຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດທີ່ປາກົດຢ່າງຊັດເຈນ ເຊັ່ນ: ປາກົດຢູ່ໃນໜ້າຫນັງສືພິມ ຫລືທາງສື່ມວນຊົນອື່ນໆ ໂດຍທີ່ການແກ້ໄຂຄວາມຜິດທາງກົງນີ້ ເປັນການໃຊ້ຄວາມຈິງໃນການລົງຖະແຫລງເພື່ອແກ້ຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດ ຈຶ່ງບໍ່ຄວນຢ້ຳເຖິງຄວາມເຂົ້າໃຈທາງສື່ມວນຊົນນັ້ນໆ ເທົ່າໃດ ຊຶ່ງຈະເຮັດໃຫ້ເບິ່ງຄ້າຍເປັນການແກ້ຕົວ ຄວນໃຊ້ເຫດຜົນແລະຄວາມຈິງການຖະແຫລງຢ່າງກົງໄປກົງມາແລະບໍລິສຸດໃຈ ແລະຕ້ອງກະທັດຮັດ ຊັດເຈນ ແລະມີນ້ຳໜັກພຽງພໍ ຄວນມີຫລັກຖານແລະແຫລ່ງທີ່ມາຂອງຄຳຖະແຫລງເພື່ອໃຫ້ປະຊາຊົນເກີດຄວາມເຊື່ອຖື ການແກ້ໄຂຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດທາງອ້ອມ ສ່ວນຫລາຍຈະໃຊ້ກັບຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດບາງປະການທີ່ບໍ່ສົມຄວນຈະໃຊ້ວິທີແກ້ໄຂຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດທາງກົງເນື່ອງຈາກຈະເຮັດໃຫ້ເກີດຜົນເສຍຫລາຍກວ່າຜົນ-ດີີ ຈຶ່ງບໍ່-ແມ່ນການອອກປະກາດຫລືຖະແຫລງການການ ແຕ່ຈະຕ້ອງເປັນການກະທຳໃຫ້ປະຊາຊົນໄດ້ເຫັນດ້ວຍຕົນເອງເພື່ອລົບລ້າງຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດນັ້ນເລີຍ ເຊັ່ນ: ມີຂ່າວຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດເລື່ອງການຜະລິດທີ່ສົກກະປົກແລະບໍ່ໄດ້ມາດຕະຖານ ກໍຄວນເຊີນສື່ມວນຊົນຢ້ຽມຊົມການຜະລິດຊຶ່ງເປັນການລົບລ້າງຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດນັ້ນໄປໃນຕົວຢ່າງໃດກໍຕາມພຶງລະເລິກສະເໝີວ່າ ການແກ້ໄຂຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດທັງມວນຈະຕ້ອງເຮັດໂດຍອາໄສຄວາມສຸຈະລິດໃຈ ຢຶດຄວາມຈິງເປັນຫລັກຈະໃຊ້ວິທີການຫລອກລວງບໍ່ໄດ້ເປັນອັນຂາດ ແລະຖ້າຫາກອງຄ໌ກອນມີຄວາມຜິດຈິງ ກໍຄວນຍອມຮັບໃນການກະທຳນັ້ນ ແລະຮີບຫາທາງປັບ-ປຸງແກ້ໄຂໂດຍທັນທີ.3. ການສຳຫລວດປະຊາມັດຕິ
ເປັນຫລັກການທີ່ສຳຄັນຂອງການປະຊາສຳພັນອີກປະການໜຶ່ງຄື ຈະຕ້ອງມີການສຳຫລວດວິໄຈປະຊາມັດຕິ ເພາະອົງການຈະປະຊາສຳພັນໄດ້ຢ່າງມີປະສິດທິພາບຈະຕ້ອງຮູ້ລຶກເຖິງຄວາມຮູ້ສຶກນຶກຄິດຂອງປະຊາຊົນ ຫລືທີ່ເຮົາເອີ້ນວ່າ ປະຊາມັດຕິ (Public Opinion) ຈະຕ້ອງຮູ້ວ່າປະຊາຊົນຕ້ອງການຫຍັງ ແລະ ບໍ່ຕ້ອງການຫຍັງ ຕະຫລອດຈົນທ່າທີຕ່າງໆ ທີ່ປະຊາຊົນມີຕໍ່ອົງການຊຶ່ງຈະຮູ້ໄດ້ຈາກການສຳຫລວດວິໄຈປະຊາມັດຕິເພື່ອອົງການຈະສາມາດຕອບສະຫນອງສິ່ງຕ່າງໆ ໃຫ້ສອດຄ່ອງກັບຄວາມຮູ້ສຶກນຶກຄິດແລະຄວາມຕ້ອງການທີ່ແທ້ຈິງຂອງປະຊາຊົນການສຳຫລວດປະຊາມມັດຕິຈຶ່ງເປັນສິ່ງຈຳເປັນຄູ່ກັບການປະຊາສຳພັນ ຫາກຫນ່ວຍງານໃດກະທຳການປະຊາສຳພັນໂດຍປາດສະຈາກການພິຈາລະນາເຖິງປະຊາມັດຕິແລ້ວ ຫນ່ວຍງານນັ້ນອາດຈະຕ້ອງປະສົບຄວາມລົ້ມ-ເຫລວ ແລະສິ້ນເປືອງເວລາແລະງົບປະມານໂດຍເປົ່າປະໂຫຍດ
VI. ການປະຊາສຳພັນມີ 2 ປະເພດ
ການປະຊາສຳພັນພາຍໃນ ການປະຊາສຳພັນພາຍນອກâ ການປະຊາສຳພັນພາຍໃນ (Internal public relations) ຄື ການສ້າງຄວາມສຳພັນແລະຄວາມເຂົ້າໃຈອັນດີກັບກຸ່ມບຸກຄົນພາຍໃນອົງຄ໌ກອນໃຫ້ເກີດມີຄວາມຮັກແລະກົມກຽວ ສາມັກຄີໃນໝູ່ເພື່ອນຮ່ວມງານ ລວມທັງການເສີມສ້າງຂວັນແລະກຳລັງໃຈ ແລະຄວາມຈົ່ງຮັກພັກດີຕໍ່ຫນ່ວຍງານ ຊຶ່ງມີຄວາມສຳຄັນຫລາຍເນື່ອງຈາກ ຫາກການປະຊາສຳພັນພາຍໃນຍັງຂາດປະສິດທິພາບ ກໍຈະມີຜົນສະທ້ອນໄປກັບການສ້າງຄວາມສຳພັນພາຍນອກອີກດ້ວຍ ສຳລັບສື່ທີ່ໃຊ້ໃນການປະຊາສຳພັນພາຍໃນ ນັ້ນ ອາດເປັນແບບຊຶ່ງໜ້າ (Face to Face) ຫລືອາດໃຊ້ສື່ສິ່ງພິມພາຍໃນອົງຄ໌ກອນຕ່າງໆ
â ການປະຊາສຳພັນພາຍນອກ (External public relations) ຄືການສ້າງຄວາມສຳພັນແລະຄວາມເຂົ້າໃຈອັນດີກັບປະຊາຊົນກຸ່ມຕ່າງ ໆ ອັນໄດ້ແກ່ ປະຊາຊົນທົ່ວໄປ ແລະປະຊາຊົນທີ່ອົງຄ໌ກອນມີສ່ວນກ່ຽວຂ້ອງ ເຊັ່ນ ຜູ້ນຳທ້ອງຖິ່ນ ລູກຄ້າ ລວມທັງຊຸມຊົນແລະ ເຂດທີ່ໃກ້ຄຽງ ເປັນຕົ້ນ ເພື່ອໃຫ້ປະຊາຊົນກຸ່ມຕ່າງ ໆ ນີ້ ເກີດຄວາມຮູ້ ຄວາມເຂົ້າໃຈໃນຕົວອົງຄ໌ກອນແລະໃຫ້ຄວາມຮ່ວມມືກັບອົງຄ໌ກອນດ້ວຍດີ.
ປະຈຸບັນປະຊາຊົນຈຳນວນຫລາຍຍັງຂາດແຄນຂ່າວສານຕ່າງ ໆ ຈາກອົງຄ໌ກອນເຮັດໃຫ້ບໍ່ຮູ້ເຖິງນະໂຍບາຍ ວັດຖຸປະສົງ ແລະການດຳເນີນງານຂອງອົງຄ໌ກອນ ກໍ່ໃຫ້ເກີດຄວາມເຂົ້າໃຈຜິດໃນຕົວສະຖາບັນໄດ້ງ່າຍ ຊ່ອງວ່າງລະຫວ່າງອົງຄ໌ກອນແລະປະຊາຊົນຍັງຄົງມີຢູ່ສະເໝີ ການປະຊາສຳພັນຈະຊ່ວຍລຸດຊ່ອງວ່າງເຫລົ່ານີ້ ໂດຍການສ້າງຄວາມເຂົ້າໃຈຮ່ວມກັນເທິງພື້ນຖານຂອງຄວາມເປັນຈິງແລະການໄດ້ຮັບຂ່າວສານຢ່າງສົມບູນແບບໂດຍດີ ກໍ່ຈະເຮັດໃຫ້ການທີ່ເຂົ້າໃຈຜິດກໍ່ຈະຫລຸດລົງເພາະໄດ້ຮັບຂໍ້ມູນທີ່ເປັນຈີງຈາກການປະຊາສຳພັນຢ່າງສີ້ນເຊີ່ງອີກດ້ວຍ.
VII. ປັດໃຈທີ່ຊ່ວຍໃຫ້ຜູ້ອ່ານຈົດໝາຍເພີ່ງພໍໃຈມີດັ່ງນີ້
1) ໂຄງສ້າງຂອງຈົດມາຍ (Structure Of Letter)
- ທີ່ຢູ່ຂອງຜູ້ສົ່ງ (Sender’s Address)
- ທີ່ຢູ່ຂອງຜູ້ຮັບ (Receiver’s Address)
- ວັນທີ (Date)
- ຄຳຂື້ນຕົ້ນ (Salutations)
- ເລື່ອງ (Subject Little)
- ຕົວຈົດໝາຍ (The Body Of The Letter)
- ຄຳລົງທ້າຍ (Complimentary Closes)
- ລາຍເຊັນ (Signatures)
- ສຳເນົາສົ່ງເຖີງຜູ້ອື່ນ (Copies Other People)
2) ເຈັ້ຍ ແລະ ຊອງຈົດໝາຍ
3) ການວາງຮູບຈົດໝາຍ ຫື ການຈັດໜ້າເຈັ້ຍ
4) ຄວາມລະອຽດຂອງຈົດໝາຍ
5) ສຳນວນຄຳເວົ້າຂອງຈົດໝາຍ
ຫລັກການຂຽນຈົດໝາຍທີ່ຖຶກຕ້ອງມີດັ່ງນີ້1) ຄວາມແຈ່ມແຈ້ງ ຫລື ຄວາມຊັດເຈນ(Clearness Or Clarity)
2) ຄວາມຄົບຖ້ວນ ຫລື ຄວາມສົມບູນຂອງຈົດໝາຍ(Completeness)
- ຈົດຫມາຍໃດທີ່ຂຽນບໍ່ຄົບປຽບສະເໝືອນເຈັ້ຍເສດທຳມະດາ
3) ຄວາມເໝາະສົມ ຫລື ຄວາມພໍດີຂອງຈົດໝາຍ(Conciseness)
- ຈົດມາຍທີ່ດີ ຕ້ອງມີຂໍ້ຄວາມພໍດີ, ບໍ່ຄວນມີຂໍ້ມູນຍາວ ຫຼື ສັ້ນເກີນໄປຕ້ອງໃຫ້ ເໝາະສົມ, ຂົ້າໃຈງ່າຍ ແລະ ຄວນຂຽນແຕ່ເນື້ອໃນທີ່ສຳຄັນເທົ່ານັ້ນ
- ຈົດໝາຍຈະສົມບູນກໍຕໍ່ເມື່ອໄດ້ຂຽນ ຕາມຄວາມເໝາະສົມ ແລະ ສັງລວມເນື້ອໃນຂອງຈົດໝາຍໃຫ້ຄົບຖ້ວນ
- ຖ້າຂຽນສັ້ນເກີນໄປ ຈະເຮັດໃຫ້ລູກຄ້າບໍ່ເຂົ້າໃຈ ແລະ ລຳຄານທີ່ຈະຂຽນຈົດໝາຍມາຖາມລາຍລະອຽດນຳເຮົາອີກເພາະເສຍເວລາ ເຊັ່ນ:ແຈ້ງການກ່ຽວກັບສິນຄ້າອອກໃໝ່ ແຕ່ບໍ່ບອກລາຄາ ແລະ ບໍ່ບອກຄຸນປະໂຫຍດ
- ຈົດໝາຍທີ່ຂຽນຍາວເກີນໄປ ກໍ່ຈະເຮັດໃຫ້ລູກຄ້າລຳຄານ ແລະ ເບື່ອເນື່ອ
4) ຄວາມສຸພາບຂອງຈົດໝາຍ (Courtesy)
- ພາສາທີ່ໃຊ້ຕ້ອງສຸພາບອ່ອນໂຍນ
- ມີອັດທະຍາໃສທີ່ດີຕໍ່ກັນ
5) ຄວາມຖຶກຕ້ອງຂອງຈົດໝາຍ (Correctness)
- ຈົດໝາຍທຸກສະບັບ ກ່ອນຈະສົ່ງ ຄວນກວດກາເບີ່ງຄວາມຖຶກຕ້ອງທຸກຢ່າງເຊັ່ນ:ພາສາ, ຄຳເວົ້າ, ໄວຍະກອນ, ເຄື່ອງໝາຍວັກຕອນ, ປະໂຫຍດ, ຈຸດຈໍ້າ, ແບບຟອມ, ຫົວເລື່ອງ, ຂໍ້ຄວາມ, ເອກະສານອ້າງອີງ, ເນື້ອໃນ, ເລກທີ, ວັນທີ, ລາຍເຊັນ, ເຄື່ອງທີ່ຈະສົ່ງໄປພ້ອມ, ຊື່ ຕຳແໜ່ງ ແລະ ບ່ອນຢູ່ຂອງຜູ້ສົ່ງເຖີງ
6) ການລະນຶກເຖີງຜູ້ອ່ານ (Consideration)
- ໃນການຂຽນຈົດໝາຍ ຜູ້ຂຽນຈະຕ້ອງລະນຶກເຖີງຜູ່ອ່ານສະເໝີ
- ໃຊ້ສັບທີ່ເຂົ້າໃຈງ່າຍສຳລັບຜູ້ອ່ານ
VIII. ການປະຕິບັດກ່ຽວກັບຈົດໝາຍ ຂາອອກ ແລະ ຂາເຂົ້າ ປະຕິບັດດັ່ງນີ້
ການປະຕິບັດ ກ່ຽວກັບ ຈົດໝາຍຂາເຂົ້າ ( ດ້ານທຸລະກິດ )1. ການແຍກປະເພດຈົດໝາຍ
Ø ເມື່ອໄດ້ຮັບຈົດໝາຍ ຫລື ເອກະສານແລ້ວ ໃຫ້ແຍກອອກເປັນ ແຕ່ລະປະເພດ ເຊັ່ນ ຈົດໝາຍທຸລະກິດ, ຈົດໝາຍ ບຸກຄົນ ( ຈົດໝາຍສ່ວນຕົວ ) ຈົດໝາຍລັບ, ຫີບຫໍ່ພັດສະດຸ ແລະ ອື່ນໆ.ໃນກໍລະນີ ທີ່ຈົດໝາຍ ສົ່ງມາຜິດ ຕ້ອງແຍກໃວ້ຕ່າງຫາກ ເພື່ອສົ່ງຄືນໄປສະນີ.
Ø ກ່ຽວກັບຈົດໝາຍ ຫລື ວັັດສະດຸສ່ວນບຸກຄົນ, ແລະ ໂທລະເລກສ່ວນຕົວ ໃຫ້ແຍກໃວ້ຕ່າງຫາກ ໂດຍບໍ່ຕ້ອງເປີດຊອງ, ຕໍ່ມາ ໃຫ້ນຳສົ່ງຜູ້ຮັບທັນທີ ແລະຄວນໃຫ້ຜູ້ຮັບເຊັນຊື່ຮັບ ໃວ້ເປັນຫັກຖານ.
2. ການເປີດຊອງ
Ø ຈົດໝາຍທີ່ສົ່ງມາ ຕິດຕໍ່ວຽກ ກ່ຽວກັບສຳນັກງານ ໃຫ້ເປີດຊອງໄດ້ ຍົກເວັ້ນຈົດໝາຍລັບ ( Confidential / Secret ) ແລະ ຈົດໝາຍ ທີ່ຂຽນບອກຫ້າມເປີດຊອງ ( Do not open )
Ø ຈົດໝາຍຕ່າງໆ ເມື່ອເປີດຊອງແລ້ວ ຄວນປະຕິບັດດັ່ງນີ້:
1. ຖ້າມີສິ່ງຂອງ ທີ່ສົ່ງມາພ້ອມຈົດໝາຍ ກໍ່ໃຫ້ເອົາຕິດກັນ ໄປກັບດ້ານຫລັງຂອງຈົດໝາຍ.
2. ໃຫ້ຕິດຄັດຊອງ ໄປກັບຈົດໝາຍ ໂດຍປະໃວ້ດ້ານຫລັງ ຂອງຈົດໝາຍ.
3. ຖ້າໃນຈົດໝາຍ ບອກວ່າ ຈະສົ່ງສິ່ງຂອງມາຕາມຫລັງ ຕ້ອງບັນທຶກໃວ້ໃນປະຕິທິນ ຫລື ບັນທຶກໃວ້ ໃນປື້ມບັນທຶກປະຈຳວັນ ເມື່ອສົ່ງຂອງມາເຖິງ ຈະໄດ້ຮູ້ວ່າ ຈະນຳເອົາໄປໃຫ້ຜູ້ໃດ.
4. ໃນເວລາຕັດຊອງ ຖ້າໄປຕັດເອົາຕົວຈົດໝາຍຂາດ ຕ້ອງຕໍ່ຄືນ ໃຫ້ຮຽບຮ້ອຍ.
5. ໃນກໍລະນີ ທີ່ເລຂານຸການ ເປີດຊອງຜິດພາດ ຍ້ອມຄວາມບໍ່ລະມັດລະວັງ ຕ້ອງອັດຊອງຄືນໃໝ່ ໃຫ້ຮຽບຮ້ອຍ ແລະ ຂຽນຂໍໍ້ຄວາມ (Note ) ຕິດຂັດໃສ່ໜ້າຊອງວ່າງ “ ຂໍໂທດ ເປີດຊອງ ເພາະຄວາມເຂົ້າ ໃຈຜິດ ” ຫລື “ Sorry opened by mistake “ ແລ້ວເຊັນໃສ່ຊື່, ແຕ່ເທຶ່ອໜ້າພະຍາຍາມ ຢ່າໃຫ້ເຫດການນີ້ ເກີດຂື້ນຢູ່ເລື້ອຍໆ.
6. ຕ້ອງປະທັບຕາຢາງ ຂາເຂົ້າ ເພື່ອບົ່ງບອກ ວັນເດືອນປີ ຮັບຈົດໝາຍ.
7. ສຸດທ້າຍ ຈົດກ່າຍ ຫລື ຈົດລົງທະບຽນ ໃສ່ໃນປື້ມຂາເຂົ້າ ຫລື ປື້ມຮັບຈົດໝາຍມາເຖີງ ໃວ້ເປັນຫຼັກຖານ.
3. ການແຈກຈົດໝາຍ
Ø ເມື່ອເລຂານຸການ ໄດ້ຮັບ ແລະ ອ່ານຈົດໝາຍແລ້ວ ໃຫ້ແຍກອອກ ເປັນແຕ່ລະບັນຫາ ແລ້ວນຳສົ່ງໃຫ້ ແຕ່ລະພາກສ່ວນ ຫລື ພະແນກກ່ຽວຂ້ອງ.ຖ້າແມ່ນຈົດໝາຍວຽນ ( Routing slip ) ເຊິ່ງຈຳເປັນຕ້ອງ ໃຫ້ຫລາຍພະແນກຊາບນຳ ຕ້ອງພິຈາລະນາວ່າ ຄວນໃຫ້ພະແນກໃດຊາບກ່ອນ, ແລ້ວຈຶ່ງຈັດສົ່ງຕໍ່ ໄປຕາມລຳດັບຂອງວຽກ.
Ø ຈົດໝາຍວຽນ ທີ່ສົ່ງໄປຍັງ ແຕ່ລະພະແນກນັ້ນ ຕ້ອງຕິດຂັດເຈ້ຍລາຍຊື່ ພະແນກກ່ຽວຂ້ອງ ຫລື ບຸກຄົນ ກ່ຽວຂ້ອງ ເພື່ອເຊັນຮັບຊາບ ວ່າໄດ້ອ່ານຈົດໝາຍນັ້ນແລ້ວ, ແລ້ວສົ່ງໃຫ້ພາກສ່ວນຕໍ່ໄປ.
4. ຈົດໝາຍ ທີ່ພົວພັນກັບ ຫົວໜ້າຕ້ອງຕອບ
Ø ຖ້າແມ່ນຈົດໝາຍ ທີ່ພົວພັນກັບ ຫົວໜ້າຕ້ອງຕອບ,ເລຂານຸການ ຄວນກະກຽມຊ່ວຍຫົວໜ້າ ດັ່ງນີ້:
1. ຄວນຂິດຂໍ້ຄວາມທີ່ສຳຄັນ ໃນຈົດໝາຍ ຫລື ເຮັດບົດສະຫຼຸມເລື່ອງຫຍໍ້
2. ຖ້າແມ່ນຈົດໝາຍ ທີ່ໄດ້ເຄີຍຕິດຕໍ່ກັນມາແລ້ວ ເລຂານຸການຄວນນຳຈົດໝາຍຫລັງກ່າວ ຕິດຄັດກັບຈົດໝາຍມາໃຫມ່ເພື່ອໃຊ້ເປັນບ່ອນອີງແລະຂຽນແລະຂໍ້ຄວາມ ໃສ່ເຈັ້ຍນ້ອຍ ຕິດຄັດຢູ່ໜ້າຊອງໂດຍບອກວ່າ: “ ກະລຸນາ ເບິ່ງຂໍ້ມູນອ້າງອີງ ທີ່ຕິດຄັດມາພ້ອມ “ ( See attached )
3. ໃນກໍລະນີ ທີ່ຫົວໜ້າບໍ່ຢູ່ ເລຂານຸການ ຕ້ອງພິຈາລະນາວ່າ ຖ້າມີຈົດໝາຍສະບັບໃດ ທີ່ພໍສາມາດຕອບແທນຫົວໜ້າໄດ້ ກໍ່ຄວນຕອບແທນ. ຖ້າຈົດໝາຍສະບັບໃດ ທີ່ເປັນເລື່ຶງໃຫ້ຫົວໜ້າ ພິຈາລະນາ ໂດຍກົງ ກໍຄວນເກັບລວມໃວ້ ເມື່ອຫົວໜ້າກັບມາ ຕ້ອງນຳສະເໜີເພີ່ນທັນທີ.
4. ຖ້າແມ່ນຈົດໝາຍສ່ວນຕົວ ຂອງຫົວໜ້າ ເລຂານຸການ ບໍ່ຄວນເປີດ.
ການປະຕິບັດ ກ່ຽວກັບ ຈົດໝາຍຂາອອກ.Ø ເລຂານຸການ ຄວນປະຕິບັດດັ່ງນີ້:
1. ກວດເບິ່ງວ່າ ຈົດໝາຍທຸກສະບັບ ທີ່ສົ່ງອອກ ມີລານເຊັນ ຂອງຫົວໜ້າ ພ້ອມທັງປະທັບຕາ, ເຂົ້າ ເລກທີຂາອອກ ແລະ ລົງວັນທີ ແລ້ວບໍ.
2. ກວດເບິ່ງຫລັງຊອງ ແລະ ຕົວຈົດໝາຍ ວ່າພີມຊື່ຜູ້ຮັບ ພ້ອມທັງທີ່ຢູ່ ຖືກບໍ.
3. ຖ້າໃນຈົດໝາຍ ບົ່ງໃວ້ວ່າ ມີສິ່ງຂອງສົ່ງໄປພ້ອມ ຕ້ອງກວດເບິ່ງວ່າ ໄດ້ເອົາສິ່ງຂອງ ໃສຊອງຄົບຖ້ວນ ແລ້ວ ຫລືບໍ.
4. ຖ້າມີການປ່ຽນແປງ ຫລືດັດແກ້ຂໍ້ຄວາມ ໃນຈົດໝາຍ ຕ້ອງກວດເບິ່ງວ່າ ໄດ້ແກ້ໄຂ ສະບັບທີ່ເກັບໃວ້ ໃນສຳເນົາ ແລ້ວຫລືບໍ.
IX. ສະຫລຸບ
1. ເປັນຄັງສະໝອງຂອງອົງການ
2. ເປັນຜູ້ຊ່ວຍແກ້ໄຂບັນຫາຕ່າງໆທີ່ເກີດຂື້ນ
3. ເປັນໜ້າຕາຂອງອົງການ
4. ເປັນຜູ້ຢູ່ເບື້ອງຫລັງແຫ່ງຄວາມສຳເລັດ
5. ເປັນຜູ້ເກັບກຳຂໍ້ມູນຂ່າວສານຂອງອົງການ
6. ເປັນຜູ້ເບີ່ງແຍງວຽກງານຕ່າງໆ
7. ເປັນຜູ້ໃຫ້ຄຳປຶກສາແກ່ພະນັກງງານຄົນອື່ນໆ
8. ເປັນຜູ້ຕິດຕໍ່ລະຫວ່າງ ອົງການກັບອົງການ, ບຸກຄົນກັບອົງການ ແລະ ອື່ນໆ
9. ເປັນຜູ້ຊ່ວຍວຽກງານທັງພາຍໃນ ແລະ ພາຍນອກອົງການ ແລະ ອື່ນໆ
