I. ຂັ້ນຕອນໃນການວາງແຜນໂຄງການ
ຈາກບົດຄວາມທີ່ແລ້ວກ່ຽວກັບບົດເລີ່ມຕົ້ນຂອງການວາງແຜນໂຄງການ
ຜົມຂໍລົງລາຍລະອຽດເພິ່ມເຕິມໃນບົດຄວາມນີ້ເລຍົກຮັບ
ປະຕິເສດບໍ່ໄດ້ເລີຍວ່າການບໍລິຫານງານໃຫ້ປະສົບຄວາມສຳເລັດນັ້ນຈຳເປັນຈະຕ້ອງມີການວາງ
ແຜນໂຄງການທີ່ດີ ຊຶ່ງແຜນໂຄງການທີ່ດີນັ້ນປະກອບດ້ວຍ 4 ສ່ວນປະກອບສຳຄັນໄດ້ແກ່
1.
ຄຳອະທິບາຍທີ່ກ່ຽວກັບໂຄງການ (Statement of Work/SOW/Scope Statement)
2.
ລາຍລະອຽດແລະຂໍ້ກຳນົດກ່ຽວກັບໂຄງການ (Project Specification)
3.
ກຳນົດການຂອງເປົ້າໝາຍ (Milestone
Schedule)
4.
ແຜນງານຢ່າງລະອຽດ (Work
Breakdown Structure)
ຄຳອະທິບາຍທີ່ກ່ຽວກັບໂຄງການ
(Statement of
Work)
ຄືຄຳອະທິບາຍແບບລະອຽດຂອງໂຄງການແລະງານທີ່ຕ້ອງເຮັດໃນໂຄງການ
ຄຳອະທິບາຍທີ່ກ່ຽວກັບປະກອບດ້ວຍ
- ວັດຖຸປະສົງຂອງໂຄງການ (Project Objective)
- ຄຳອະທິບາຍໂດຍຫຍໍ້ຂອງງານສຳຄັນແລະລາຍການຂອງຜົນຜະລິດ (List of Deliverable)
- ຂໍ້ຈຳກັດກ່ຽວກັບງົບປະມານ (ຖ້າມີ) (Budget Constraint)
- ແລະໝາຍກຳນົດການໂດຍລວມ (Overall Schedule)
ລະຫວ່າງການຈັດເຮັດຄຳອະທິບາຍທີ່ກ່ຽວກັບ ໂຄງການ
ຜູ້ຈັດການໂຄງການຄວນເຮັດໃຫ້ໝັ່ນໃຈໃນຄວາມຄົບຖ້ວນສົມບູນຂອງເນື້ອຫາໂດຍການຈັດການ
ທົບທວນຫລາຍ ໆເທື່ອກັບຜູ້ຊ່ຽວ-ຊານ (functional specialists) ທີ່ກ່ຽວຂ້ອງເພື່ອກວດສອບວ່າຂໍ້ມູນທາງເທກນິກແລະບໍລິຫານນັ້ນພຽງພໍທີ່ຈະ
ບັນລຸວັດຖຸປະສົງຂອງໂຄງການ
ຫລັງຈາກໄດ້ຮັບຄວາມຄິດເຫັນຈາກອບດ້ານແລ້ວ ຜູ້ຈັດການໂຄງການຄວນເປັນເຈົ້າພາບຈັດການປະຊຸມກວດສອບເທື່ອສຸດທ້າຍກັບຜູ້ ຈັດການລະດັບສູງ (senior management) ກ່ອນຈະນຳຄຳອະທິບາຍທີ່ກ່ຽວກັບໂຄງການໄປໃຊ້ຕໍ່ໃນການວາງແຜນໂຄງການ
ລາຍລະອຽດແລະຂໍ້ກຳນົດກ່ຽວກັບໂຄງການ
(Project
Specification)
ຄືການກຳນົດມາດຕະຖານແລະລາຍ
ລະອຽດຂອງທຸກຢ່າງທີ່ຈະໃຊ້ໃນ Project ແລະທຸກຢ່າງທີ່ເປັນສິ່ງທີ່ໄດ້ອອກມາຈາກ
Project ຫລືທີ່ເຮົາຮຽກວ່າ Work
Products ຫລື Deliverable ນັ້ນແຫລະຄະຮັບ
ເປັນຫຍັງ Project Specification ເຖິງສຳຄັນ? ກໍເພາະ
- ມັນຈະເປັນໜຶ່ງໃນ Requirement ຂອງ Project ທີ່ເຮົາຮັບຜິດຊອບຊຶ່ງເປັນສິ່ງທີ່ລູກຄ້າຄາດຫວັງໄວ້ວ່າຈະໄດ້ຮັບເມື່ອ Project ຈົບ ເວົ້າຄຸຍຕົກລົງເລື່ອງນີ້ກັນໄດ້ແຕ່ເນີ່ນ ໆກໍຈະລຸດໂອກາດທີ່ຈະເກີດສິ່ງບໍ່ຄາດຄິດ (surprise) ກັບທັງຕົວລູກຄ້າແລະຕົວເຮົາເອງົກຮັບ
- ມັນຈະຖືກໃຊ້ສຳລັບການປະເມີນຄ່າໃຊ້ ຈ່າຍແລະແຮງງານທີ່ຕ້ອງໃຊ້ຄະຮັບ ຊຶ່ງການແກ້ໄຂມາດຕະຖານພຽງເລັກນ້ອຍອາດຈະເປັນຜົນກະທົບໃຫຍ່ຕໍ່ຄ່າໃຊ້ຈ່າຍ ເຊັ່ນ ຖ້າລູກຄ້າຂໍໃຫ້ລະບົບເຮັດວຽກໄວຂຶ້ນຊັກ 1-2% ເຮົາອາດຈະຕ້ອງເສຍຄ່າໃຊ້ຈ່າຍເພິ່ມເຕິມເປັນເງີນນັບລ້ານບາດ ດັ່ງນັ້ນເຮົາຈຶ່ງຕ້ອງຕົກລົງເລື່ອງນີ້ກັບລູກຄ້າໃຫ້ຮຽບຮ້ອຍກ່ອນຕັ້ງແຕ່ຕໍນວາງແຜນ ໂຄງການເພື່ອທີ່ຈະປ້ອງກັນການປ່ຽນແປງທີ່ຈະເກີດຂຶ້ນພາຍຫລັງຄະຮັບ
ກຳນົດການຂອງເປົ້າໝາຍ
(Milestone
Schedule)
ປະກອບດ້ວຍ
- ມື້ເລີ່ມຕົ້ນໂຄງການ (Project Start Date)
- ມື້ສີ້ນສຸດໂຄງການ (Project End Date)
- ກຳນົດການຂອງເປົ້າໝາຍສຳຄັນ (Major Milestones)
- ຜົນຜະລິດຫລືລາຍງານ (Deliverable or Reports)
ມື້ເລີ່ມຕົ້ນແລະມື້ສີ້ນສຸດໂຄງການ (ຖ້າ
ຖືກກຳນົດມາແລ້ວ) ຈຳເປັນຕ້ອງຖືກລວມເຂົ້າໄປໃນການວາງແຜນໂຄງການ
ກຳນົດການຂອງເປົ້າໝາຍສຳຄັນກໍໄດ້ແກ່
ການປະຊຸມເພື່ອກວດສອບວັດຖຸປະສົງຂອງໂຄງການ
ວັນທີ່ລະບົບຕົວຢ່າງພ້ອມສົ່ງມອບ ມື້ສັ່ງຊື້ວັດຖຸດິບ
ມື້ເລີ່ມທົດສອບລະບົບຈິງ ແລະອື່ນ ໆກໍຄວນຈະຖືກລະບຸລົງໃນແຜນໂຄງການດ້ວຍເຊັ່ນກັນ
ແຜນງານຢ່າງລະອຽດ
(Work
Breakdown Structure)
ຄືຕົວແທນຊຶ່ງຖືກຈັດລຽງ
ເປັນລຳດັບຂັ້ນຂອງງານທີ່ຕ້ອງເຮັດໃນໂຄງການເພື່ອບັນລຸວັດຖຸປະສົງ
ໃນການວາງແຜນໂຄງການຜູ້ຈັດການໂຄງການຕ້ອງວາງໂຄງສ້າງຂອງງານເປັນສ່ວນນ້ອຍ ໆ ເພື່ອ
- ງ່າຍຕໍ່ການບໍລິຫານຈັດການເພາະອຳນາດແລະຜູ້ຮັບຜິດຊອບຈະຖືກກຳນົດໃຫ້ກັບງານຊິ້ນນ້ອຍ
- ລຸດຄວາມກ່ຽວຂ້ອງແລະຂຶ້ນຕໍ່ກັນລະຫວ່າງງານໃຫຍ່ ໆລົງ
- ງ່າຍຕໍ່ການວັດຜົນແລະຕິດຕາມຄວາມກ້າວໜ້າຂອງງານ
ການອອກແບບແລະຂຽນແຜນງານຢ່າງລະອຽດຕ້ອງເຮັດດ້ວຍຄວາມຮອບຄອບ
ແຜນງານຢ່າງລະອຽດທີ່ດີສາມາດໃຊ້ໃນການຈັດຕຽມສິ່ງຕ່າງ ໆໄດ້ດັ່ງນີ້
- ຕາລາງຄວາມຮັບຜິດຊອບ (the responsibility matrix)
- ໂຄງຂ່າຍຂອງໝາຍກຳນົດການ (network scheduling)
- ຄ່າໃຊ້ຈ່າຍ (costing)
- ການວິເຄາະຄວາມສ່ຽງ (risk analysis)
- ໂຄງສ້າງຂອງອົງຄ໌ກອນຫລືບຸກຄາກອນ (organizational structures)
- ແຜນການຄວບຄຸມ (control)
ຄຳຈຳກັດຄວາມຂອງງານໃນລຳດັບລຸມສຸດຄວນປະກອບດ້ວຍ
- ວັດຖຸປະສົງ (objective): ສິ່ງທີ່ຕ້ອງເຮັດໃຫ້ສຳເລັດໃນງານນີ້ (expected outcome)
- ຜົນຜະລິດທີ່ຕ້ອງສົ່ງມອບ (deliverable): ເປັນສິ່ງທີ່ຈັບຕ້ອງຫລືໃຊ້ງານໄດ້ ປະກອບດ້ວຍຮາລ໌ດະແຫວລ໌ ຊໍຟົທ໌ແວລ໌ ລາຍງານ ແລະອື່ນ ໆ
- ກຳນົດເວລາ (schedule): ງານທັງໝົດຕ້ອງມີມື້ເລີ່ມຕົ້ນ ມື້ສີ້ນສຸດ ແລະມື້ (ເວລາ) ສຳລັບລາຍງານຄວາມຄືບໜ້າຂອງງານ (update date)
- ງົບປະມານ (budget): ງົບປະມານທີ່ຕ້ອງໃຊ້ໃນການ-ເຮັດ-ວຽກງານແຕ່ລະງານ
- ມາຕົນການວັດຜົນ (performance measures): ກຳນົດມາຕົນການວັດຜົນຄວາມຄືບໜ້າຂອງງານໂດຍການປຽບທຽບຜົນງານຈິງ (actual) ແລະຄວາມຄາດຫວັງ (planned) ລະຫວ່າງດຳເນີນໂຄງການ
- ຫນ້າທີ່ຮັບຜິດຊອບ (responsibility): ລະບຸຜູ້ຮັບຜິດຊອບໃຫ້ກັບແຕ່ລະງານໃນໂຄງການ
ເຖິງ-ແມ່ນ-ວ່າຈະມີຫລາຍວິທີໃນການສ້າງແຜນງານຢ່າງລະອຽດ
ແຕ່ໂດຍປົກກະຕິແລ້ວແຜນງານຢ່າງລະອຽດຈະປະກອບດ້ວຍຫະກຳດັບຂັ້ນດັ່ງນີ້
/
ເຖິງຈະເຫັນວ່າ WBS ປະກອບດ້ວຍຂໍ້ມູນ 6 ລະດັບ ແຕ່ກໍບໍ່ຈຳເປັນວ່າທຸກ Project ຕ້ອງມີຄົບທັງ 6 ລະດັບນະຄະຮັບ ຖ້າ Project ໃຫຍ່ກໍໂອເຄທີ່ຈະມີຄົບ ແຕ່ຖ້າ Project ຂອງເຮົານ້ອຍກໍບໍ່ແປກທີ່ຈະມີບໍ່ຄົບທັງ 6 ລະດັບ ແຕ່ທີ່ສຳຄັນຄືສອງລະດັບສຸດທ້າຍຄື Work Package ແລະ Level of Effort ຜົມຄິດວ່າຈຳເປັນຕ້ອງມີໃນທຸກ Project ເພາະວ່າມັນເປັນສ່ວນຍ່ອຍທີ່ລະບຸເຖິງສິ່ງທີ່ຕ້ອງເຮັດແລະລະຍະເວລາທີ່ຕ້ອງໃຊ້ໃນການ ເຮັດວຽກນັ້ນ ໆຊຶ່ງຈຳເປັນມາຕໍ່ Project Manager ຄະຮັບ
/
ເຖິງຈະເຫັນວ່າ WBS ປະກອບດ້ວຍຂໍ້ມູນ 6 ລະດັບ ແຕ່ກໍບໍ່ຈຳເປັນວ່າທຸກ Project ຕ້ອງມີຄົບທັງ 6 ລະດັບນະຄະຮັບ ຖ້າ Project ໃຫຍ່ກໍໂອເຄທີ່ຈະມີຄົບ ແຕ່ຖ້າ Project ຂອງເຮົານ້ອຍກໍບໍ່ແປກທີ່ຈະມີບໍ່ຄົບທັງ 6 ລະດັບ ແຕ່ທີ່ສຳຄັນຄືສອງລະດັບສຸດທ້າຍຄື Work Package ແລະ Level of Effort ຜົມຄິດວ່າຈຳເປັນຕ້ອງມີໃນທຸກ Project ເພາະວ່າມັນເປັນສ່ວນຍ່ອຍທີ່ລະບຸເຖິງສິ່ງທີ່ຕ້ອງເຮັດແລະລະຍະເວລາທີ່ຕ້ອງໃຊ້ໃນການ ເຮັດວຽກນັ້ນ ໆຊຶ່ງຈຳເປັນມາຕໍ່ Project Manager ຄະຮັບ
ຢ່າງທີ່ກ່າວໄປແລ້ວໃນບົດທີ່ແລ້ວກ່ຽວກັບຫນ້າທີ່ແລະການ-ເຮັດ-ວຽກງານຮ່ວມກັນລະຫວ່າງ Project Manager ແລະ Line Manager ຄະຮັບ WBS ກໍເປັນອີກງານໜຶ່ງທີ່ທັງສອງຄົນນີ້ແບ່ງຫນ້າທີ່ຮັບຜິດຊອບກັນ ໂດຍທີ່ Project Manager ເປັນຄົນເກັບຂໍ້ມູນ ແລະຈັດເຮັດ WBS ໃນ 3 ລະດັບເທິງສຸດຊຶ່ງໄດ້ແກ່ Total Program, Project ແລະ Task ຫລັງຈາກນັ້ນ Line Manager ຈະຮັບຊ່ວງຕໍ່ໃນການເພີ່ມຂໍ້ມູນ Sub-task, Work Package ແລະ Level of Effort ຊຶ່ງຈະເຮັດໃຫ້ WBS ສົມບູນຄະຮັບ
ນີ້ຄືຫລັກໃຫຍ່ໃຈຄວາມທັງໝົດຂອງການວາງແຜນໂຄງການຈາກຄວາມຮູ້ແລະປະສົບການຂອງ ຜະໝົກຮັບ ບົດຄວາມໜ້າຜົມຈະນຳສະເໜີຂອງແຜນໂຄງການຈິງທີ່ສ້າງຂຶ້ນໂດຍໃຊ້ຫລັກການຈາກບົດຄວາມ ນີ້ເພື່ອເພື່ອນ ໆຈະໄດ້ເບິ່ງ-ເຫັນພາບທີ່ຊັດເຈນຍິ່ງຂຶ້ນົກຮັ
No comments:
Post a Comment